Patricia Suarez Roca
Despachante de Aduanas – MUNDOCOMEX S.R.L.
La Aduana Nacional, de acuerdo a la RD 01-008-19 de fecha 27/02/2019, aprobó el PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS AGENCIAS DESPACHANTES DE ADUANA, además de mencionar otros aspectos importantes para el cumplimiento de esta Norma que tiene relación con el ARTICULO 58 D.S. 25870 REGLAMENTO A LA LEY GENERAL DE ADUANAS, referente a las OBLICACIONES del DESPACHANTE DE ADUANAS, en su inciso e) Conservar en forma ordenada la documentación inherente a los despachos y operaciones aduaneras realizadas, hasta el término de la prescripción. Los documentos originales de soporte presentados a la administración tributaria, podrán ser conservados por la Administración Aduanera en la forma, plazos y condiciones que determine su máxima autoridad normativa.
La RD 01-008-19 modifica algunas consideraciones al anterior procedimiento y este nuevo a su vez aplica una nueva forma de presentación y archivo de las declaraciones de mercancías a las administraciones de aduana, la cual establece la presentación de forma electrónicas de los documentos aduaneros, con la digitalización de los mismos.
Entre los objetivos generales están el de regular la conservación, organización y administración de los archivos de las declaraciones de mercancías y de sus documentos soportes a cargo del despachante de aduana.
Los objetivos específicos uniformar la clasificación, ordenamiento, registro y acceso de los documentos generados en la operación aduanera, facilitar las acciones de control posterior ejercidas por fiscalización aduanera e inducir a que los archivos de los despachantes de aduana se constituyan en fuentes de información.
La clasificación en archivo deberá ser IMPORTACIONES, ADMISION TEMPORAL Y REIMPORTACION, EXPORTACION, EXPORTACION TEMPORAL, REEXPORTACION, REEXPEDICION Y REMBARQUE además de RITEX, las cuales deberán estar archivadas de acuerdo a los plazos de conservación de acuerdo a los plazos de prescripción tributaria de acuerdo al artículo 45 inciso e) de la Ley General de Aduanas y artículos 58 inciso e) y f) del Reglamento a la Ley General de Aduanas.
Este nuevo procedimiento prevé la digitalización de documentos electrónicas para los cual las agencias despachantes de aduanas debemos contar con herramientas tecnológicas que permitan REGISTRAR, DIGITALIZAR Y ACCEDER A LA DOCUMENTACION DIGITAL, las cuales deberán estar guardada en soportes electrónicos debidamente identificados, (Procedimiento numeral 2.2 establece que “el soporte de un almacenamiento a otro, Cd, DVD, o Cualquier otro medio compatible, con software actualizados”)
La estandarización de procesos que menciona el nuevo procedimiento de archivo establece una sola línea de proceso desde el escaneo y archivo en el proceso de importación y este mismo sirva para el proceso de archivos digitales, por la cual considero que esta herramientas servirá para disminuir los tiempos y de esta manera realizar un mejor control de los documentos, en la conservaciones además de contar con seguridad en el accesos a los lugares de archivos, esto con la finalidad que la aduana pueda contar con archivos oportunos cuando se realice la TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS DIGITALES A LA ADUANA NACIONAL.
Al mismo tiempo y para finalizar, si bien existen algunas dudas respecto al procedimiento; sin embargo, con el trabajo coordinado con la Aduana Nacional las consideraciones que se deban aclarar quedaran establecidas para brindarle al procedimiento la mayor practicidad y este de acuerdo a la facilitación que el comercio exterior exige.
La RD 01-008-19 modifica algunas consideraciones al anterior procedimiento y este nuevo a su vez aplica una nueva forma de presentación y archivo de las declaraciones de mercancías a las administraciones de aduana, la cual establece la presentación de forma electrónicas de los documentos aduaneros, con la digitalización de los mismos.
Entre los objetivos generales están el de regular la conservación, organización y administración de los archivos de las declaraciones de mercancías y de sus documentos soportes a cargo del despachante de aduana.
Los objetivos específicos uniformar la clasificación, ordenamiento, registro y acceso de los documentos generados en la operación aduanera, facilitar las acciones de control posterior ejercidas por fiscalización aduanera e inducir a que los archivos de los despachantes de aduana se constituyan en fuentes de información.
La clasificación en archivo deberá ser IMPORTACIONES, ADMISION TEMPORAL Y REIMPORTACION, EXPORTACION, EXPORTACION TEMPORAL, REEXPORTACION, REEXPEDICION Y REMBARQUE además de RITEX, las cuales deberán estar archivadas de acuerdo a los plazos de conservación de acuerdo a los plazos de prescripción tributaria de acuerdo al artículo 45 inciso e) de la Ley General de Aduanas y artículos 58 inciso e) y f) del Reglamento a la Ley General de Aduanas.
Este nuevo procedimiento prevé la digitalización de documentos electrónicas para los cual las agencias despachantes de aduanas debemos contar con herramientas tecnológicas que permitan REGISTRAR, DIGITALIZAR Y ACCEDER A LA DOCUMENTACION DIGITAL, las cuales deberán estar guardada en soportes electrónicos debidamente identificados, (Procedimiento numeral 2.2 establece que “el soporte de un almacenamiento a otro, Cd, DVD, o Cualquier otro medio compatible, con software actualizados”)
La estandarización de procesos que menciona el nuevo procedimiento de archivo establece una sola línea de proceso desde el escaneo y archivo en el proceso de importación y este mismo sirva para el proceso de archivos digitales, por la cual considero que esta herramientas servirá para disminuir los tiempos y de esta manera realizar un mejor control de los documentos, en la conservaciones además de contar con seguridad en el accesos a los lugares de archivos, esto con la finalidad que la aduana pueda contar con archivos oportunos cuando se realice la TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS DIGITALES A LA ADUANA NACIONAL.
Al mismo tiempo y para finalizar, si bien existen algunas dudas respecto al procedimiento; sin embargo, con el trabajo coordinado con la Aduana Nacional las consideraciones que se deban aclarar quedaran establecidas para brindarle al procedimiento la mayor practicidad y este de acuerdo a la facilitación que el comercio exterior exige.
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